Änderungen bei der Rechnungsstellung

Neuigkeiten bei der Rechnungsstellung

SIF und elektronische Rechnungen

In den kommenden Monaten werden wichtige Änderungen in der Art und Weise der Rechnungsstellung vorgenommen. Die erste betrifft die Art der Ausstellung der Rechnungen: Wenn Ihr Unternehmen seine Rechnungen über ein Rechnungsstellungssystem (SIF) ausstellt, wird es in einigen Monaten obligatorisch sein, dass dieses System die neuen Anforderungen erfüllt, die für diese Systeme festgelegt wurden.

Aber hier enden die Änderungen nicht. Vor einigen Jahren wurde eine weitere Norm genehmigt, die auf die Entwicklung von Vorschriften wartete, wonach alle Unternehmen - unabhängig von ihrer Größe - verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmern und Fachleuten zu verwenden, und kürzlich wurde diese Verordnung genehmigt.

Obwohl beide Verpflichtungen (zertifizierte SIF und elektronische Rechnungen) miteinander verbunden sind und die meisten Unternehmen betreffen werden, gibt es Unterschiede zwischen ihnen hinsichtlich der verpflichteten Subjekte, der betroffenen Vorgänge, der technischen Anforderungen und der Fristen für das Inkrafttreten. Sehen Sie sich im Folgenden die wichtigsten Aspekte an, die Sie beachten sollten.

Rechnungssysteme

Neuigkeiten bei den SIF

Zunächst einmal müssen Unternehmen und Fachleute, die ihre Rechnungen über ein Rechnungsstellungssystem ausstellen, ab 2027 ein SIF verwenden, das bestimmten gesetzlichen Anforderungen entspricht, um zu verhindern, dass Rechnungen geändert werden können und um Betrug zu vermeiden. Daher müssen diese Rechnungsstellungsprogramme eine verantwortliche Erklärung des Softwareanbieters enthalten, die besagt, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Diese Verpflichtung betrifft alle Rechnungen gleichermaßen, unabhängig davon, ob sie an Unternehmen oder Unternehmer oder an Privatpersonen gerichtet sind, und umfasst sowohl vollständige Rechnungen als auch vereinfachte Rechnungen, ohne Ausnahme.

Es gibt jedoch bestimmte Personen und Einrichtungen, die von dieser Verpflichtung befreit sind. Dies ist der Fall, unter anderem:

• Von den Einrichtungen mit von der Körperschaftsteuer befreiten Einkünften (wie Stiftungen), jedoch nur in Bezug auf die Rechnungen, die diese von der Körperschaftsteuer befreiten Einkünfte dokumentieren.
• Natürliche Personen (oder Einrichtungen, die Einkünfte zugewiesen bekommen), die verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen, jedoch keine wirtschaftlichen Aktivitäten im Sinne des Einkommensteuergesetzes ausüben.
• Personen und Einrichtungen, die nicht ansässig sind und keinen ständigen Sitz in Spanien haben.
• Personen und Einrichtungen, die ihre Registrierungsbücher über das System der sofortigen Informationsbereitstellung (SII) führen.

Die konkreten Fristen für das Inkrafttreten dieser neuen Verpflichtungen für die SIF sind die folgenden (es sei denn, es wird eine neue Fristverlängerung genehmigt, wie es Ende des letzten Jahres der Fall war):

• Generell müssen die SIF die neuen gesetzlichen Verpflichtungen ab dem 1. Januar 2027 erfüllen.
• Für Einzelunternehmer und natürliche Personen sowie für Einkünfte zugewiesene Entitäten (wie die Gemeinschaften von Vermögenswerten), die wirtschaftliche Aktivitäten ausüben, die der IRPF unterliegen, tritt diese Verpflichtung jedoch ab dem 1. Juli 2027 in Kraft.

Verifactu oder nicht Verifactu?

Bei der Anwendung der neuen Vorschriften der SIF kann zwischen zwei verschiedenen Systemen gewählt werden:

• Verifactu-Systeme . Eine Alternative besteht darin, ein Verifactu-System zu wählen, sodass jedes Mal, wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung ausstellt, ein Rechnungsdatensatz elektronisch an die Steuerbehörde gesendet wird.
• „Nicht Verifactu“-Systeme . Eine andere Option besteht darin, ein „nicht Verifactu“-System zu wählen, das diese Datensätze nicht automatisch übermitteln wird , aber mehr technische Anforderungen erfüllen muss, die die Integrität und Unveränderlichkeit der Daten gewährleisten; zum Beispiel müssen in diesem SIF-Modell alle Datensätze elektronisch signiert werden.

Berücksichtigen Sie diese Aspekte, wägen Sie die Vor- und Nachteile jedes Rechnungsstellungssystems ab und wählen Sie das, das in Ihrem konkreten Fall am besten geeignet ist. Wie bereits erwähnt, bieten nicht überprüfbare SIF Ihrer Firma ein höheres Maß an Privatsphäre gegenüber der Steuerbehörde. Dennoch sollten Sie die Verifactu-Systeme nicht automatisch ausschließen, da sie andere Vorteile bieten:

• Besseres Image. Zunächst helfen Verifactu-Systeme, ein professionelleres Bild gegenüber Ihren Kunden zu projizieren, da alle Ihre Rechnungen einen QR-Code enthalten müssen, der es ermöglicht zu überprüfen, ob diese bereits an die Steuerbehörde gemeldet wurden oder nicht (bei Rechnungen, die über „nicht Verifactu“-Systeme ausgestellt werden, ist diese Überprüfung nicht möglich).
• Weniger Anforderungen. Darüber hinaus wird, wie die Steuerbehörde angegeben hat, Ihr Unternehmen weniger Anforderungen unterliegen, wenn es dem Verifactu-System angeschlossen ist.

Das ist logisch: Mit den Verifactu-Systemen hat die Steuerbehörde alle Informationen über Ihre Rechnungen, sobald Sie diese ausstellen, sodass sie diese nicht erneut anfordern muss.

Elektronische Rechnungen

Rechnungsstellung zwischen Unternehmen

In Bezug auf die zweite der Verpflichtungen, die in Kraft treten werden, bald Es wird zwingend erforderlich sein, elektronisch zu fakturieren, wenn die Empfänger Unternehmer oder Fachleute sind die ihren Sitz in Spanien haben, eine feste Niederlassung oder ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt.

Wenn der Empfänger nicht in Spanien ansässig ist, ist die Verwendung der elektronischen Rechnung nicht obligatorisch. Auch nicht, wenn die Transaktion in einer vereinfachten Rechnung dokumentiert wird, es sei denn, es handelt sich um eine "qualifizierte" Rechnung (d. h. sie enthält die NIF und die Adresse des Empfängers sowie den Mehrwertsteuersatz).

Die neuen elektronischen Rechnungen müssen auf spezifischen Programmiersprachen basieren oder vom Aussteller mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet sein. Daher wird es bei den Transaktionen, die elektronisch fakturiert werden müssen nicht mehr gültig sein, die Rechnung auf Papier zu senden, noch im PDF-Format per E-Mail , wie es heutzutage üblich ist.

Die elektronischen Rechnungen müssen über eine öffentliche Lösung oder über private Plattformen ausgestellt werden, die die Rechnungsinformationen an die Steuerbehörde bereitstellen. Ebenso müssen die Empfänger der Rechnungen über den Status dieser Rechnungen informieren (ob sie akzeptiert, abgelehnt oder bezahlt sind). Die Steuerbehörde wird diese Daten verwenden, um eine öffentliche Liste von großen Unternehmen zu erstellen, die wesentliche Verstöße gegen die gesetzlichen Zahlungsfristen haben.

Warten auf die Anordnung

Um jedoch die Verpflichtung zur elektronischen Fakturierung anzuwenden, muss zunächst eine ministerielle Anordnung genehmigt werden, die die öffentliche Lösung zur elektronischen Fakturierung regelt. Sobald dies geschieht:

• Für Unternehmen und Fachleute mit einem Umsatz im Vorjahr von mehr als acht Millionen Euro werden die neuen Vorschriften ein Jahr nach Genehmigung dieser ministeriellen Anordnung gelten.
• Für den Rest der Unternehmen und Fachleute werden sie nach zwei Jahren gelten.
• Im Falle von Unternehmern und selbständigen Fachleuten, die weniger als acht Millionen fakturieren, wird die Verpflichtung zur Information über den Status der Rechnungen (Akzeptanz, Ablehnung oder Zahlung) nach drei Jahren gelten.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dossiers wurde der Text des Entwurfs der ministeriellen Anordnung bereits veröffentlicht, und es wird erwartet, dass er in den kommenden Monaten genehmigt wird, sodass es möglich ist, dass Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als acht Millionen bereits bis Ende 2027 elektronisch fakturieren müssen, und der Rest bis Ende 2028.